Dicas do Excel: conheça alguns recursos básicos e comece a usá-los já!
O Excel 2007 não é um bicho de sete cabeças, muito menos só mais um programa do pacote Office.Quem tem o Microsoft Office instalado no computador já pode ter se deparado com a ideia de que nunca utilizaria o Excel. Entretanto, o programa é tão útil para usuários iniciantes, quanto para os que precisam usá-lo profissionalmente e criar planilhas gigantescas, com dados importantes. Controlar o orçamento familiar ou monitorar seus gastos pessoais são duas sugestões extremamente úteis do editor de planilhas da Microsoft, assim como ficar sempre atualizado nos resultados do seu time de futebol no campeonato estadual.
Neste artigo, mostraremos algumas funções básicas do Excel, bem como sugestões para que você formate suas planilhas, deixando-as com uma aparência que facilitará a visualização e compreensão das informações.
Desvende recursos simples
Copiando e colando
Sempre que você copiar alguma célula, ou mesmo um texto de outro programa, a formatação será copiada junto, o que pode acabar com os formatos que você já havia definido para as células. Quando você for colar algo em uma célula, prefira clicar na seta para baixo que fica logo abaixo do botão “Colar”. Ela oferecerá a opção “Colar Valores”, dentre várias outras. Clicando nela, você fará com que somente o texto ou número seja colado, adquirindo a formatação já definida para a célula.
Tabelas coloridas
Planilhas totalmente “preto no branco” não são muito atrativas visualmente, nem muito fáceis de serem visualizadas. Melhore isso selecionando as células que contêm dados e clicando no botão “Formatar como Tabela”. Veja que existem diversas opções de cores. Clicando em um estilo, o Excel destacará a área selecionada e pedirá uma confirmação de que são realmente aqueles os dados a serem formatados. Clique em OK e a aparência dos dados selecionados será colorizada conforme sua opção.
*Se você não gostar do modelo de cores que escolheu, selecione novamente os dados e clique no botão “Formatar como Tabela”. Como os dados já foram formatados, será possível visualizar como ficarão as cores quando você passar o mouse sobre cada uma das opções.
*Não é necessário que você formate como tabela os dados que forem inseridos depois. Basta digitar os valores nas linhas abaixo da tabela para que o Excel reconheça que sua intenção é incluí-los junto com o restante dos dados. Se você quiser aumentar a área da tabela manualmente, basta clicar na seta que fica no canto inferior direito dela e arrastá-la até o tamanho desejado.
Exibição dos dados
O Excel costuma tentar interpretar as intenções do usuário, mas nem sempre isso funciona. Se você digitar a data “23/03” em uma célula, ela será convertida para o texto “23/mar”. Cabe a você alterar o formato para o desejado. Para isso, selecione as células que quer modificar e clique na seta para baixo, no grupo “Número”, conforme imagem abaixo.
A opção citada dispõe dos formatos mais utilizados, como número, moeda, data, hora, texto e outros. A próxima imagem mostra datas e números antes e depois da conversão para “Data Abreviada” e “Moeda”, respectivamente.
Cálculos automáticos
Ter que digitar fórmulas todas as vezes que você precisar fazer cálculos simples é uma grande perda de tempo. Portanto, utilize o botão “AutoSoma” para que o Excel preencha a fórmula sozinho. A operação padrão é a da soma dos números selecionados, mas se você clicar na seta para baixo que fica do lado direito do botão, serão exibidas mais opções de cálculos automáticos.
Sequências de números
Quando você tiver que fazer uma lista com números sequenciais, não há motivo para digitar todos os números, um a um. Simplesmente digite o primeiro número da sequência, seguro a tecla CTRL, depois clique e arraste a “quina” da célula para baixo (ou para a direita).
O processo inverso pode ser executado para sequências decrescentes. Basta pressionar CTRL, clicar e arrastar o mouse para cima ou para a esquerda.
Ordem alfabética
Digamos que você esteja fazendo uma lista de convidados para sua festa de aniversário. É lógico que não será possível lembrar o nome dos seus amigos em ordem alfabética. Por isso, digite os nomes na ordem em que você lembrar, clique no primeiro nome da lista, depois no botão “Classificar e Filtrar”, escolhendo a opção “Classificar de A a Z”.
Estas foram somente algumas dicas de operação do Excel 2007. Fique sempre atento, pois mostraremos sempre novos recursos para que você fique fera na utilização do programa de edição de planilhas da Microsoft.
